Een overboeking.
Of je weet dat het gaat komen, of je hebt het al meegemaakt…
Het is zondagmiddag 17 juli 2011.
Het is lekker zonnig.
Onze gasten hebben het gezellig met elkaar op het terras.
Of lezen een boekje.
Kinderen spelen in de tuin.
Eentje vraagt er aan mij: “Heb jij nu ook vakantie?”
Dan hoor ik een paar gasten op het terras praten over de kamer waarin ze slapen.
Op dinsdag vindt er voor één van de aanwezige gezinnen nog een interne wissel van kamer plaats en komen er ook nieuwe gasten.
[In 2011 hadden we nog meerdere wisseldagen.]
In het gesprek lijkt er wat verwarring te zijn over een specifieke kamer.
Ik krijg het spaansbenauwd, voel nattigheid, loop naar binnen en check de planning.
Sh*t.
Op de doordeweekse ‘wisseldag’ blijken twee gezinnen, die er nu al zijn, voor 4 dagen op dezelfde kamer ingepland te staan.
Het zat er een keer aan te komen…
We hebben een overboeking aan onze fiets hangen!
Ik ga direct naar Hans: hoe lossen we dit op?
In die tijd slapen onze medewerkers nog verspreid in de Berghut.
Een van de kamers is ruim en respresentatief genoeg om ook een gezin met twee kinderen in te laten slapen.
Er moet alleen nog wel een stapelbed in gemaakt worden…
Dus we bedenken een oplossing
Hans gaat met onze oudste in een tent in onze privétuin slapen.
Ik slaap met de jongste op de kamer van de kinderen.
Een van onze medewerkers slaapt in onze slaapkamer.
En het ‘overboekte’ gezin slaapt in de personeelskamer, met ruitjesdekbedden.
Het stapelbed moet alleen nog wel ‘even’ gemaakt worden.
En dan komt het ergste moment: het moment dat we het moeten vertellen.
We voelen ons als ‘een hond met de staart tussen zijn achterpoten’ als we naar het gastenterras lopen.
We brengen het ter sprake bij de betreffende gasten en we bieden direct onze excuus aan.
En we vertellen welke oplossing we hebben bedacht.
Ik voel me erg ongemakkelijk en kwetsbaar.
Maar de gasten maken er helemaal geen punt van.
Ze reageren begripvol en lijken er vertrouwen in te hebben dat het goed komt.
Volgens mij bieden we hen ook nog een fles wijn aan.
Het mooie is dat we eigenlijk met die gasten heel goed contact hebben die week.
Blijkbaar brengt het delen van een moeilijke boodschap ook wel een extra verbindende kracht met zich mee.
De natuurlijke neiging in zo’n situatie is soms wegduiken.
Maar open en eerlijk zijn werkt het best.
En geef mensen mensen het perspectief van een oplossing.
Met eventueel een extraatje.
Met één van de gezinnen houden we in de loop van de jaren contact.
Ze komen vaker naar de Berghut.
We geven elkaar lifechanging inzichten.
En ze leveren ook een bijdrage aan ons boek.
Er ontstaat een vriendschap.
Komende kerst vieren we voor het eerst in 8 jaar een kerst zonder Berghutgasten.
We hebben het altijd heel gezellig gehad met de gasten.
Maar het was ook een hele drukke periode.
Voor mij – Nel – persoonlijk de 3 drukste weken van het jaar, met een inwerkweek met een nieuw team én meteen volle bak in twee drukke kerstvakantieweken.
Dus dit jaar vieren we kerst met ons gezin.
Én met de ‘gasten’ die we 6,5 jaar geleden moesten vertellen dat we een overboeking hadden…
♥
Vraag:
Wat is het verhaal van jouw overboeking? Wat heb jij ervan geleerd?
Of hoe zou jij omgaan met een overboeking die misschien ooit gaat komen?
Je mag je verhaal hieronder delen als je dat wilt.
We wensen je fijne feestdagen!
Warme groet,
Hans & Nel
