Het Proefhotel: Het blijkt niet nodig om dingen expres mis te laten gaan.

Het is woensdagmiddag 25 januari, 13.15 uur.
We hebben een laatste overleg met Patrick & Mirjam voordat ’s avonds vanaf 19 uur hun eerste gasten in het Proefhotel aankomen.
We hebben ze de afgelopen maanden goed voorbereid.
En ze hebben de afgelopen dagen met hun twee medewerkers hard gewerkt om de boel aan kant te krijgen en ze zijn er bijna klaar voor.

Ik – Nel van het Proefhotel – moet zelf nog wat dingen opruimen.
De printer die Patrick & Mirjam ter beschikking hebben, werkt nog niet helemaal, dus ik heb nog wat dingen uit te draaien voor hen.
Er staan nog twee grote ladders tegen de gevel om de laatste schroeven te bevestigen van het Proefhotellogo op het huis.
En ik ga samen met Mirjam nog de laatste kamercheck doen: is alles schoon, netjes en compleet?

Dan gaat de Stubedeur open. Een vriendelijk hoofd met blond haar kijkt om het hoekje en zegt: “Hallo!”
De eerste gast? O nee…
Ik draai in een paar seconde de film van de afgelopen weken en maanden even terug.

“’Hoe om te gaan met gasten die te vroeg komen’ is misschien wel het meest besproken onderwerp geweest in de voorbereiding.
Hoe kan dit?
Hebben Patrick & Mirjam toch niet driedubbel duidelijk gecommuniceerd over de aankomsttijd?
Heb ik de aankomsttijd in de voorinformatie naar de gasten over de het hoofd gezien?”

Dat ;-)
Direct gevolgd door nieuwsgierigheid en hilariteit:

“Oooowwww! Hoe gaaf is dit in de leersetting… En hoe gaan ze dit oplossen?”

Candid camera

Patrick & Mirjam gaan rustig staan, geven een hand en verwelkomen het stel.
Ze pakken het prima aan.
“We zijn nog niet helemaal klaar, maar jullie kunnen je bagage wel alvast binnen neerzetten, als jullie willen?”
Ik krijg de heldere ingeving om mijn camera erbij te pakken en ik film nog een stukje van het ontvangst.
Om terug te kijken én als geweldig praktijkmateriaal voor de ‘opleiding’.
Dat filmen blijf ik overigens de rest van het weekend doen.

“Expres dingen mis laten gaan blijkt he-le-maal niet nodig te zijn.”

Nu blijkt de dame van het stel ook nog grieperig te zijn. Wat nu…?
Het stel lijkt er begrip voor te hebben dat ze nog niet terecht kunnen en gaan nog even naar dorp.
Tegelijkertijd voel ik: “Ze heeft griep. Wil ze niet slapen?”
Maar ze heeft er zelf ook niet naar gevraagd…

Ik denk weer even terug aan Hans zijn radio-interview afgelopen juni met Gerard Eckdom die vraagt:
“Laten jullie ook dingen expres mis gaan?”

Als Patrick & Mirjam weer komen zitten, zeg ik gekscherend: “Zo, dat hebben we even mooi voor jullie in scène gezet!”
Expres dingen mis laten gaan blijkt he-le-maal niet nodig te zijn.

We ronden het overleg maar even snel af en ik duik met Mirjam de kamers in.
En nog voor het donker wordt, zijn ook de twee andere stellen, die die avond in het Proefhotel werden verwacht, gearriveerd.
“Hoe kan het dat ze niet allemaal vanaf 19 uur aankomen?”, denk ik daarbij.
Blijkt toch dat dat niet helemaal duidelijk naar voren is gekomen in de communicatie naar de mensen die een dag eerder wilden aankomen.
Leren is proberen. Proberen is leren. Het hoort er allemaal bij.

Mijn leerles

De eerste dag ontvang ik meteen al een grote leerles.
We hebben Patrick & Mirjam goed voorbereid.
Wij – Hans & ik – coachen ze enerzijds en delen onze ervaringen en adviezen anderzijds.
En het zijn beide mensen die absoluut verantwoordelijkheid nemen.

“Ik betrap mezelf dat ik de proefhoteliers wil behoeden voor ‘fouten’.”

In de voorbereidingen weten ze op een gegeven moment ook heel duidelijk hoe ze dingen willen aanpakken.
Ondanks dat wij aangeven dat we soms dingen anders zouden aanpakken.
Ik betrap mezelf dat ik ze wil behoeden voor ‘fouten’.
Omdat ik weet dat het al zoveel is bij elkaar om te ‘handlen’ in zo’n weekend.

“Is het wel handig om de Apfelstrüdel op die betreffende avond in de week te serveren?”
“Ze hebben mijn tip om de opfrisbeurt van de kamers te noemen in de introductie niet meegenomen.”
“Ik zie weinig overleg met jullie medewerkers ingepland staan. Is wel handig om die in te plannen.”

Elke keer is mijn overweging: zeg ik het nog een keer of laat ik het gaan?
En het mooie is dat de inzichten via de praktijk bij Patrick & Mirjam terechtkomen.

Eén groot avontuur

Ik voel heel sterk dat ik deze dagen op twee niveau’s bezig ben.
We doen met z’n allen ons best om het in de dagelijkse Proefhotelpraktijk zo goed mogelijk te regelen voor de gasten.
En ja: balen als er iets fout gaat.
Tegelijkertijd visualiseer ik mezelf als een drone boven de Stube en het Proefhotel en denk ik: “Yes, dit is leren is proberen. Wat gaaf dat we dit met z’n allen kunnen doen.”

“Iedereen die bij het Proefhotel betrokken is, is een held.”

Vanaf onze eerste ontmoeting op de Emigratiebeurs 2016 zien we het met z’n vieren als een avontuur.
Niemand heeft dit ooit eerder gedaan: een proefhotel opzetten, het Proefhotel runnen, inclusief de medewerkers, en het Proefhotel begeleiden.
We zijn samen op avontuur.
En daar zijn de gasten in de loop van de tijd bij gekomen.
Wat een helden dat zij het Proefhotel willen meeontdekken.
Ik vind iedereen die bij het Proefhotel betrokken is een held.

Elke dag om de tafel

Vooraf spreken we af dat we elke dag een half uur met elkaar zitten.
Om te kijken wat goed gaat, wat beter kan en wat Patrick & Mirjam meenemen naar de volgende 24 uur.
Dat is heel fijn. En hoe druk het ook is: dit moment is heilig.

Op dit soort momenten bevragen we Patrick & Mirjam en geven we feedback.
En tijdens deze feedbackrondes zit er twee keer mensen van de pers bij.
Zo ontzettend knap dat Patrick & Mirjam hen dat kijkje in de keuken gaven. Want het is ook best kwetsbaar.

Op zaterdag luistert een journaliste van Telegraaf Vrij mee en op zondag de oprichters van Oostenrijk Magazine.
Zij verzorgen beide een artikel over het Proefhotel.
En voor Oostenrijk Magazine gaan Patrick & Mirjam misschien ook nog regelmatig een blog of column verzorgen.
(Ja, in alle drukte kwam dat er ook bij in het weekend. Maar we zijn het er met z’n vieren over eens: dat hadden we niet willen missen! En het artikel in de Telegraafbijlage Vrij op 4 februari wordt zóó gaaf!)

“Maar dit is toch niet echt…”

De redacteuren/journalisten zijn enthousiast én kritisch op het realiteitsgehalte van het Proefhotel-initiatief:
“Als er veel bekenden zijn, durven die dan wel eerlijk te zijn?”
“Wat valt er eigenlijk te leren als je de verbouwing niet hoeft te doen?”

Hele terechte vragen die we zonder twijfel kunnen beantwoorden.
Als de gasten niet kritisch zijn, dan zullen wij dat wel zijn.
En een kant en klaar pand krijgen ze inderdaad aangereikt. Maar erg blijft nog genoeg over wat ze wel zelf moeten doen:
de marketing, hun flinke investering  via boekingen van gasten terugverdienen, de inkopen doen, koken voor 20 mensen, een team aansturen, vroeg opstaan om het ontbijt klaar te maken en te serveren, bijna 2x zoveel uur maken als hun medewekers [die ook hard werken], gastvrijheid in de praktijk brengen. En vooral: hun balans bewaken.

Niet vergeten te genieten

De gasten hebben het heel fijn.
Ze worden goed verzorgd door Patrick & Mirjam en ze kunnen meedoen aan geweldige activiteiten in de sneeuw.
Ze zijn overall heel enthousiast en krijgen maar weinig mee van de struggles.
Ze hebben vooral een duidelijk advies:

“Als het eten lekker is, als ze hun best doen en als het is gezellig,
dan maakt het niet uit als het avondeten wat later is.
Laat ze vooral zelf wat meer genieten.”

Ja, want wat zijn Patrick & Mirjam met hun team hard aan het werk.
Gedurende de 5 dagen met gasten gaat de wekker van Mirjam om 5 uur om het ontbijt klaar te maken.
En rond 22.00 uur ligt ze in bed; soms zelfs later.
Ze gunt zichzelf eigenlijk geen moment rust. Want “er is altijd werk te doen…”
Ik herken het. “Eerst nog even dit, dan nog even dat, en dan ga ik even zitten.”
Maar tegen die tijd is er wel weer iets anders…
Patrick zijn rug werkt niet helemaal mee en dat maakt het ook nog eens emotioneel zwaar.

Proberen is leren

Het is ongelooflijk wat Patrick & Mirjam in 5 dagen al geleerd hebben.
En ondanks dat het veel voor hen is, hebben ze er ook van genoten.
Ik heb op verschillende momenten gefilmd, zodat ze op rustige momenten nog even kunnen nagenieten.

Ook ik heb veel geleerd én ook genoten.
Van het filmen, van het delen van foto’s en video’s op facebook, van de gesprekken.
Van de volle en gezellige Stube met gasten
Van de inzet en liefde van Patrick & Mirjam.
Van de nieuwe rol die we hebben (en die soms ook wennen is, want ik ben niet meer de gastvrouw :-)).
En van de bijzondere avond in de bergen die we voor hun gasten mochten begeleiden.

“De krokusvakantieweken zijn weken
met een nieuwe dynamiek en nieuwe uitdagingen.”

Op naar hun twee Proefhotelweken in de Krokusvakantie waar ze veel leerlessen mee naartoe nemen.
Weken met een nieuwe dynamiek en nieuwe uitdagingen.
Want volwassenen vinden het niet zo erg als het eten een half uur te laat is, maar kinderen worden daar na een dag skiën minder blij van. ;-)
Tegelijkertijd hoeven kinderen geen keuze uit 4 soorten kaas of 6 soorten worst.
Zij zijn met chocopasta en smeerkaas vaak dik tevree.
Er valt ontzettend veel te winnen in de kracht van kwaliteit én eenvoud.
Want die kunnen heel goed samengaan.

Hoe dan ook: met de geweldige ervaring van het afgelopen weekend op zak én de leerlessen die ze meenemen, hebben we er alle vertrouwen in dat Patrick & Mirjam ook deze twee weken tot een succes gaan maken!

En het stel dat te vroeg aankwam die woensdag, heeft zelf ook plannen voor een gastenverblijf.
Ook zij zullen er – als de droom is gerealiseerd – vast nog vaak aan terugdenken. ;-)

Het artikel in de Telegraafbijlage Vrij dat zaterdag 4 februari verscheen.

-> Mocht je meer willen weten hoe je mee kunt doen aan het Proefhotel? Kijk dan op Proefhotel.nl. Je mag ons altijd mailen als je vragen hebt. Je kunt op de site ook een kamer boeken bij een van de proefhoteliers! Komende zomer organiseert Leonie drie vakantieweken voor gezinnen die kinderen hebben met een vorm van autisme.